Описание
До начала работ финансовые процессы в компании выполнялись преимущественно вручную и были достаточно трудоемкими. Инициаторы платежей передавали договоры и счета для регистрации и последующего подписания генеральным директором на бумажном носителе. Процессы согласования осуществлялись на бумажных носителях, при этом не существовало единого регламента, регулирующего согласование и оплату.Данные из реестров сверялись с остатками денежных средств вручную. Казначейская работа велась в таблицах Excel. Лимитирование не применялось, отсутствовал управленческий справочник статей оборотов. Долгосрочное планирование движения денежных средств не осуществлялось, а управленческая отчетность формировалась вручную. Для решения этих задач компания обратилась в интегратору «Первый Бит».
Работа началась с анализа существующих казначейских процессов и процессов бюджетирования и выявления ключевых управленческих потребностей для улучшения.
Автоматизация казначейства
В рамках моделирования подсистемы «Казначейство» были выполнены следующие основные задачи:- Настройка полного казначейского процесса — от подачи заявки на расходование денежных средств (ЗРДС) до формирования реестров платежей и платежных поручений.
- Внедрение маршрутизации ЗРДС и подключение мобильного приложения «Бит.Финанс» для оперативного согласования.
- Настройка платежного календаря для целей контроля и управления плановым денежным потоком.
- Сбор фактических данных по бюджету движения денежных средств с детализацией по статьям оборотов и центрам финансовой ответственности (далее – ЦФО).
- Настройка рабочего места казначея и обучение пользователей.
- Организация разграничения прав доступа по статьям оборотов и ЦФО для обеспечения конфиденциальности данных.
Внедрение подсистемы «Бюджетирование»
Следующим этапом проекта стало внедрение подсистемы «Бюджетирование», которая включала:- Разработку нормативно-справочной информации (НСИ) под управленческие нужды.
- Настройка форм для ввода бюджета по каждому ЦФО.
- Настройку процессов согласования бюджета.
- Настройку лимитирования заявок на расходование денежных средств по статьям оборотов и ЦФО по итогам внесения бюджетов бюджетодержателями.
- Сбор фактических данных по бюджету доходов и расходов.
- Проведение ускоренного обучения пользователей для быстрой адаптации к системе.
- Обеспечение технического сопровождения на этапе запуска и стабилизации работы системы.
