Описание
До внедрения БИТ.ФИНАНС в компании часть процессов по управлению денежными потоками и бюджетному контролю выполнялась вручную. Это приводило к высокой нагрузке на сотрудников финансовой службы и усложняло оперативную работу с данными.
Контроль лимитов по БДДС велся вручную, что затрудняло своевременное отслеживание отклонений. Сбор планов и управленческой отчетности по движению денежных средств осуществлялся в Excel.
Единого инструмента для согласования платежей и реестров на оплату не было, процессы велись разрозненно и зависели от человеческого фактора. Платежный календарь по группе компаний формировался вручную на основе данных из нескольких источников, что усложняло оперативное управление денежными потоками и планирование ликвидности.
Для получения необходимой детализации отчетности, включая пообъектный учет, сотрудники вручную дорабатывали аналитические разрезы, что увеличивало трудозатраты.
Компании требовалось выстроить централизованную систему управления денежными потоками и сократить объем ручной работы.
Для реализации проекта была выбрана система «БИТ.ФИНАНС.ПРОФ», поскольку ее типовой функционал закрывает ключевые задачи компании без значительных доработок.
Маршруты согласования и матрица полномочий
У клиента были «ручные» цепочки согласования платежей и заявок: письма, Excel, устные согласования. В БИТ.ФИНАНС настроили многоуровневые маршруты согласования заявок на расходование ДС и матрицу полномочий: кто и какие суммы/статьи может визировать. Это позволило убрать хаотичные согласования, сократить время на утверждение ЗРДС за счет формализованных маршрутов и автоматических уведомлений, видеть на каждом этапе, у кого сейчас «завис» документ и в каком он статусе.
Автоматизированное формирование графиков платежей по договорам
Настроили график платежей по договорам с детализацией по дням, статьям ДДС, ЦФО и объектам, а также использование этих графиков при планировании заявок и формировании реестров. В результате снизилось количество просроченных платежей и штрафов, а также появилась прогнозная картина по денежным потокам на горизонте нескольких месяцев.
Интеграция с подсистемой регламентированного учета
До проекта казначейство и регламентированный учет были разорваны: бухгалтерия вела учёт в своей базе, казначейство — в Excel. В рамках проекта настроили: автоматическое формирование документов подсистемы «Казначейство» на основании БДДС; автоматическое формирование платежных документов по утверждённым заявкам и дальнейшую передачу их в учет 1С. В результате исчезло двойное введение данных и расхождения между управленческим и регламентированным учётом, ускорилось закрытие периода и подготовка отчетности.
Механизм инициирования заявок на расходование ДС и планируемых поступлений ДС
Сотрудники начали формировать ЗРДС и планируемые поступления прямо в системе, с привязкой к БДДС и договорам. Система контролирует лимиты по бюджету (если сумма превышена, заявка не проводится или уходит на доп. согласование); не позволяет формировать платежи без заявок (по настройке заказчика). Это помогло клиенту дисциплинировать запросы на расходы и «приземлить» их к утвержденным бюджетам, убрать ситуации, когда платежи проходят без управленческого решения.
Отслеживание состояний и статусов согласования документов
В системе реализованы статусы заявок и механизм их изменения по алгоритмам визирования. Это позволило в любой момент понимать, какие заявки «На согласовании», «Утверждены», «Отклонены», «Оплачены», оперативно реагировать на «узкие места» в процессе согласования, отказаться от бумажного согласования бюджетов и заявок на расходование ДС.
Автоматическая генерация первичных документов бухучета по утвержденным заявкам
После утверждения заявок система автоматически формирует платежные документы и документы казначейства с нужными аналитиками (ЦФО, статьи ДДС и т.п.). Это уменьшило объем ручного ввода со стороны бухгалтерии, снизило количество ошибок при переносе данных из заявок в учетные документы, обеспечило сопоставимость управленческого и регламентированного учета по аналитикам.
Хранение файлов по документам (договоры, счета, акты)
К заявкам и договорам прикрепляются файлы: сканы договоров, счетов, закрывающих документов. Это позволило получить единое хранилище финансовых документов, связанное с заявками и платежами, быстрый доступ казначея и согласующих к основанию платежа прямо из карточки заявки, а также снижение риска утери договоров.
Отчет «Платежный календарь»
Платежный календарь используется как основной инструмент для оперативного планирования движения денежных средств, контроля кассовых разрывов и оценки потребностей в финансировании, а также анализа источников доходов и ключевых направлений расходов. Это привело к прогнозируемости остатков ДС на счетах и возможности заранее принимать решения по кредитам, переносам и перераспределению платежей.
Рабочее место казначея (АРМ казначея)
Казначей получил интерактивное рабочее место: единый реестр заявок и платежей с фильтрацией по статусам, статьям, ЦФО, плательщикам; возможность формировать и согласовывать реестры платежей; контроль лимитов и неснижаемых остатков. Это помогло централизовать управление платежами, ускорить подготовку платежных дней, повысить прозрачность и управляемость денежных потоков.
